Dokumen yang harus disiapkan untuk ekspor– Kegiatan ekspor secara umum diketahui  yaitu sebuah proses transfer barang dari satu tempat ke tempat yang lain dan hal ini dijelaskan secara luas yaitu pengiriman barang dari satu negara ke negara yang lain gunanya untuk saling memenuhi kebutuhan masing-masing, karena kegiatan ekspor ini dilakukan antar negara maka prosesnya pun tidak mudah ada beberapa tahap yang perlu dilalui oleh perusahaan kecil yang ingin  melakukan transaksi ekspor.

Proses ekpsor ini memerlukan dokumen yang akan digunakan oleh para importir saat ingin mengambil barang di pelabuhan atau tempat pengiriman dan penerimaan barang ekspor sehingga sangat perlu untuk suatu perusahaan kecil atau pelaku UKM mempunyai dokumen yang harus disiapkan untuk ekspor sebelum saat melakukan transaksi ekspor, selain dari itu proses ekspor ini tidak mudah karena barang ekspor harus dilindungi dari berbagai resiko.

Untuk mengetahui dokumen apa saja yang dimaksud debagai persyaratan ekspor barang maka disini akan dijelaskan sebagai berikut :

Invoice

Invoice yang biasa disebut sebagai nota berfungsi sebagai bukti transaksi atau bukti penagihan yang dibuat oleh pihak yang melakukan ekspor kemudian diberikan kepada pihak yang melakukan impor. Dalam invoice harus mempunyai nomor dan tanggal, nama barang, harga per unit barang dan total harga, nama dan alamat pihak ekspor, nama dan alamat pihak impor serta keterangan pembayaran jika saja diperlukan, dan penting juga sebuah invoice punya kop surat dari pihak ekspor.

Packing List

Packing list yaitu dokumen berisi daftar rincian dari pemilihan barang ekspor berdasarkan invoice, packing list dibuat oleh pihak eskpor atau perusahaan yang mengemas langsung barang yang akan diekspor. Adapun fungsi dari packing list yaitu untuk memudahkan dalam mengetahui apa saja isi barang yang ada didalam kontainer jika ada pemeriksaan, dokumen ini mirip dengan surat jalan yang dipakai pengiriman barang didalam negeri.

Adapun beberapa hal penting yang harus ada didalam packing list sebagai salah satu dokumen yang harus disiapkan untuk ekspor yaitu nama barang, nomor dan tanggal serta jumlah kemasan

Bill Of Lading

Bill of lading yaitu sebuah bukti dari pengiriman barang atau sebuah tanda terima yang dibuat oleh shipping company untuk diberikan kepada pihak ekpsor. Dokumen ini dikeluarkan setelah kapal yang digunakan telah berangkat dari negara ekspor, selain dari pada itu B/L ini juga bisa digunakan sebagai kepemilikan barang maka dokumen ini sangat berharga yang harus disimpan baik-baik oleh pihak ekspor.

Polis Asuransi

Polis asuransi ini dibutuhkan guna menjadi surat bukti penaggungan yang diberikan oleh perusahaan asuransi guna menjamin keselamatan bagi barang ekspor yang dikirim hal ini berdasarkan permintaan pihak ekspor maupun pihak impor. Pada dokumen ini yang juga  sebagai dokumen yang harus disiapkan untuk ekspor berisikan jenis resiko yang di buat lalu akan ditanggung pihak asuransi serta pihak yang meminta asuransi dan untuk siapa klaim dibayarkan.

Pemberitahuan Ekspor

Pemberitahuan ekspor barang yaitu sebuah surat pemberitahuan yang dibuat oleh pihak ekspor kepada kantor Bea dan Cukai saat sebelum melakukan proses pengiriman ekspor. Dokumen ini dapat dibuat sendiri oleh pihak ekspor atau bisa juga diwakili oleh penerus, serta PEB ini bisa dikirim secara online ke kantor Bea dan Cukai melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI).

Shipping Instruction (SI)

SI merupakan sebuah dokumen yang dibuat kemudian diberikan oleh pihak ekspor kepada peneru atau Shipping company untuk melakukan proses booking kontainer dan tempat pada kapal atau pesawat, dokumen yang satu ini sebagai dokumen yang harus disiapkan untuk eskpor biasanya dikirim melalui e-mail.

Selain dari beberapa dokumen utama yang menjadi dokumen yang harus disiapkan untuk ekspor  yang telah dipaparkan diatas terdapat juga beberapa dokumen tambahan yang bersifat wajib guna mendukung barang ekspor. Dokumen ini akan dibuat saat diminta oleh pembeli atau pihak impor diantaranya yaitu SKA (Surat keterangan asal),COA atau dokumen hasil analisis, Sertifikat fitosanitari, sertifikat fumigasi,  sertifikat veteriner, keterangan timbangan dan daftar ukuran.